[ Prev ] [ Index ] [ Next ]

Getting Things Done

GTD methodology basically calls for maintaining lists of all loose ends that need be taken care of. The idea is that when all things that need to be done are recorded on a list it will give you peace because you do not have to keep them in your mind all the time. However it is essential that you can access the lists and sort through them so you always know what the next thing is that you can do given the time and tools available at a certain moment.

For those not familiar with the book either read it or check any of the numerous websites discussing it. The book follows a flowchart of the life of a task, which looks more or less like this:





As the book only describes the methodology it leaves room to the user how to implement it and what tools to use. You can do it using some software task manager but also just using paper and pencil. There are many software tools designed specifically for the GTD workflow, but zim is not one of them. However the advantage of using a more generic editor like zim is that it is easier to adapt to how you want to do things. The downside can be that you need a bit more discipline compared to using a tool that enforces the GTD way of working. Anyway, this is how I use it, your mileage may vary.


How I implement GTD in Zim

Notebook Layout


First create a new notebook to be used specific as a task tracker. Create namespaces for the various categories. I use "Projects", "SomeDay" and "Trash" for current, incubating and dormant projects respectively. There are two special pages, one called "INBOX" which is a generic dump for incoming stuff and one called "Chores" (which is in the projects namespace), which is a generic list of tasks that do not belong to any particular project.


  INBOX
+ Projects
  |-- Chores
  |-- Current project 1
  `-- Current project 2
+ SomeDay
  |-- Idea 1
  `-- Idea 2
+ Trash
  |-- Old project 1
  `-- Old project 2


I also have several pages living in the top level of the notebook with various tickler lists. These do not contain tasks, examples are a list with loaned books or a list birthday present ideas. If you have many of these lists consider putting them in a "Lists" namespace. Important is that the lists do not contain tasks.

In addition I find it useful to keep a section with notes as well. These are bits of information I encounter and may be useful in multiple projects. You can also choose to use an entirely different notebook for this and keep it separate from your task tracker.

Defining Tasks


As I already mentioned, small single tasks go into the "Projects:Chores" list. But tasks that are more complex or have multiple sub-tasks become projects and these get their own page below the "Projects" namespace. These project pages can in turn have child pages for example with related information, minutes of meeting etc..

One of the advantages of free-form editing is that you do not need to know what is going to happen with a task right from the start. Some projects start out as a project with a well defined goal, others first live on the "Chores" page as a bunch of related tasks until they take up too much room and get moved out to their own page.

To define individual tasks I use checkboxes. This forces the main description to be a single line, which is good to make sure each task clearly states a physical action. Of course just below the checkbox their can be a whole paragraph or even many sub-pages with all the details. If the description sounds more like a topic than like an action probably it should be divided in smaller items that actually are actions. You should only define tasks within the "Projects" namespace, but you can put them anywhere on the pages. For example if you use a child page of a project page to take minutes of meeting and you get some action item, just put a checkbox for the task right there -- there is no need to first navigate to a main task list.

Now to get an overview of all the tasks the Task List plugin and check the "include all open checkboxes" option. This will show a flat list of the tasks defined throughout the notebook and sorts by priority. In addition tasks can have tags to filter then. Tags look like "@work" or "@home" and appear on the same line as the checkbox in the task description. You can use the tag "@waiting" for tasks that you need to check on but are now waiting on someone else to take action.

Also task line items can have a due date, which will show up in the task list. But I do not use this - timing changes all the time anyway. Priority can still be assigned using "!", but don't over-use it, prios are shifting all the time anyway as well. Only use it for things that need to be done ASAP to feel comfortable again.

Finally I like to add a time estimate to a task description. This both forces you to think whether the task is really a physical task with a set effort or not. Also it can work motivating to see a task will only take you about half an hour and then you go home.

SomeDay and Trash


Projects that are still under incubation, live under the "SomeDay" namespace. These are project for which I'm collecting ideas, but require no action yet. These do not contain any tasks - remember that only the "Projects" namespace should contain tasks. As soon as they require tasks they should be moved to the "Projects" namespace.

Projects that are finished, abandoned or on hold should go under the "Trash" namespace (or "Archive" if you like). These should not contain any open tasks anymore. If there are still remaining open tasks in a project when I move it to "Trash" I check them off with the [x] checkbox to show they will not be done.

Of course you are perfectly free to move projects back from the "Trash" namespace to the "Projects" namespace when an abandoned project suddenly gets new interest.

The main point in separating active projects in the "Projects" namespace from non-active projects in the other two namespaces is that at any time you know exactly what are the things you are working on by looking at the "Projects" folder. This also helps with the regular reviews recommended in GTD.

Extensions


As an extension I also use the Journal plugin to have a journal page for each day with notes from meetings etc. Action items from meetings may live there, but this usage is a bit at odds with the use of the INBOX page. At least I can reference discussion notes of a certain date from a project page etc.

Summary

  • Each action belongs to an open project - "Chores" is the collection bucket for small tasks
  • Open projects go in the "Projects" namespace
  • Open projects should have a clearly defined goal which can be evaluated and stamped "finished" at a certain point in time
  • Otherwise they go in either "SomeDay" or "Archive"
  • Each action should have a checkbox - possible follow up actions can have normal bullets if they are not actionable yet
  • Tags on action are used to generate lists
  • Some tickler lists can have their own pages, like "Loans"




  • Как добиться цели
    ===================

    Методология GTD в основном требует ведения списков всех незакрепленных концов, о которых нужно позаботиться. Идея состоит в том, что когда все вещи, которые необходимо сделать, записываются в списке, это даст вам покой, потому что вам не нужно постоянно держать их в уме. Однако важно, чтобы вы могли получить доступ к спискам и отсортировать их, чтобы вы всегда знали, что делать дальше, учитывая время и инструменты, доступные в определенный момент.

    Для тех, кто не знаком с книгой, либо прочитайте ее, либо загляните на любой из многочисленных сайтов, обсуждающих ее. Книга следует блок-схеме жизни задачи, которая выглядит примерно так:


        ../GTD_flowchart.png


    Поскольку книга описывает только методологию, она оставляет место пользователю, как ее реализовать и какие инструменты использовать. Вы можете сделать это, используя некоторый программный менеджер задач, но также просто используя бумагу и карандаш. Существует множество программных инструментов, разработанных специально для рабочего процесса GTD, но zim не является одним из них. Однако преимущество использования более общего редактора, такого как zim, состоит в том, что его легче адаптировать к тому, как вы хотите что-то делать. Недостатком может быть то, что вам нужно немного больше дисциплины по сравнению с использованием инструмента, обеспечивающего работу GTD. В любом случае, вот как я это использую, ваш пробег может отличаться.


    ### Как я реализую GTD в Zim

    #### Макет ноутбука
    Сначала создайте новый блокнот для использования в качестве трекера задач. Создайте пространства имен для различных категорий. Я использую «Projects», «SomeDay» и «Trash» для текущих, инкубационных и неактивных проектов соответственно. Есть две специальные страницы, одна называется «INBOX», которая представляет собой общий дамп для входящих материалов, а другая называется «Работа» (которая находится в пространстве имен проектов), которая представляет собой общий список задач, которые не принадлежат какому-либо конкретному проекту.


      INBOX
    + Проекты
      | - хлопоты
      | - Текущий проект 1
      `- Текущий проект 2
    + SomeDay
      | - Идея 1
      `- Идея 2
    + Корзина
      | - Старый проект 1
      `- Старый проект 2


    У меня также есть несколько страниц в верхнем уровне ноутбука с различными списками щекотки. Они не содержат задач, например, список с одолженными книгами или список идей на день рождения. Если у вас много таких списков, рассмотрите возможность помещения их в пространство имен «Списки». Важно то, что списки не содержат задач.

    Кроме того, я считаю полезным вести раздел с заметками. Это кусочки информации, с которыми я сталкиваюсь и может быть полезна в нескольких проектах. Вы также можете использовать для этого совершенно другой блокнот и отделить его от своего трекера задач.

    #### Определение задач
    Как я уже упоминал, небольшие отдельные задачи попадают в список «Projects: Chores». Но задачи, которые являются более сложными или имеют несколько подзадач, становятся проектами, и они получают свою собственную страницу под пространством имен «Проекты». Эти страницы проекта, в свою очередь, могут иметь дочерние страницы, например, с соответствующей информацией, протоколом собрания и т. Д.

    Одним из преимуществ редактирования в свободной форме является то, что вам не нужно знать, что произойдет с задачей с самого начала. Некоторые проекты начинаются как проект с четко определенной целью, другие сначала размещаются на странице «Задачи» в виде связки связанных задач, пока не занимают слишком много места и не перемещаются на свою страницу.

    Для определения отдельных задач я использую флажки. Это заставляет основное описание быть одной строкой, и это хорошо, чтобы убедиться, что в каждой задаче четко указано физическое действие. Конечно, чуть ниже флажка может быть целый абзац или даже множество подстраниц со всеми подробностями. Если описание больше похоже на тему, чем на действие, вероятно, его следует разделить на более мелкие элементы, которые на самом деле являются действиями. Вы должны определять задачи только в пространстве имен «Проекты», но вы можете размещать их в любом месте на страницах. Например, если вы используете дочернюю страницу страницы проекта, чтобы занять минуты встречи, и вы получаете какой-то элемент действия, просто поставьте флажок для задачи прямо здесь - нет необходимости сначала переходить к основному списку задач.

    Теперь, чтобы получить обзор всех задач, подключите плагин Список задач и отметьте опцию «включить все открытые флажки». Это покажет плоский список задач, определенных в блокноте, и отсортирует их по приоритетам. Кроме того, задачи могут иметь теги для фильтрации. Теги выглядят как «@work» или «@home» и отображаются в той же строке, что и флажок в описании задачи. Вы можете использовать тег «@waiting» для задач, которые нужно проверить, но теперь ожидаете, что кто-то еще предпримет какие-либо действия.

    Кроме того, позиции строки задач могут иметь дату исполнения, которая будет отображаться в списке задач. Но я этим не пользуюсь - все равно время меняется. Приоритет все еще можно назначить с помощью «!», Но не злоупотребляйте им, в любом случае, приоры тоже все время меняются. Используйте его только для того, что нужно сделать как можно скорее, чтобы снова чувствовать себя комфортно.

    Наконец, мне нравится добавлять оценку времени в описание задачи. Это заставляет вас задуматься о том, является ли задача действительно физической задачей с определенным усилием или нет. Также это может работать, мотивируя, чтобы увидеть та



    #### SomeDay и Trash
    Проекты, которые все еще находятся в стадии инкубации, живут в пространстве имен SomeDay. Это проект, для которого я собираю идеи, но пока не требую никаких действий. Они не содержат никаких задач - помните, что только пространство имен «Проекты» должно содержать задачи. Как только им потребуются задачи, они должны быть перемещены в пространство имен «Проекты».

    Проекты, которые завершены, заброшены или находятся в режиме ожидания, должны попадать в пространство имен «Корзина» (или «Архив», если хотите). Они не должны больше содержать открытых задач. Если в проекте все еще остаются открытые задачи, когда я перемещаю его в «Корзину», я отмечаю их галочкой [x], чтобы показать, что они не будут выполнены.

    Конечно, вы можете свободно перемещать проекты обратно из пространства имен «Корзина» в пространство имен «Проекты», когда заброшенный проект неожиданно приобретает новый интерес.

    Основной смысл отделения активных проектов в пространстве имен «Проекты» от неактивных проектов в двух других пространствах имен заключается в том, что в любой момент вы точно знаете, над какими вещами вы работаете, просматривая папку «Проекты». Это также помогает с регулярными обзорами, рекомендованными в GTD.

    #### Расширения
    В качестве расширения я также использую плагин «Журнал», чтобы иметь страницу журнала на каждый день с заметками о собраниях и т. Д. Там могут присутствовать элементы действий из собраний, но это использование немного расходится с использованием страницы INBOX. По крайней мере, я могу ссылаться на заметки к обсуждению определенной даты со страницы проекта и т. Д.

    #### Резюме
    * Каждое действие принадлежит открытому проекту - «Делами» является ведро сбора для небольших задач
    * Открытые проекты переходят в пространство имен «Проекты».
    * Открытые проекты должны иметь четко определенную цель, которая может быть оценена и отмечена как «законченная» в определенный момент времени
    * В противном случае они идут либо в «SomeDay» или «Архив»
    * Каждое действие должно иметь флажок - возможные последующие действия могут иметь нормальные маркеры, если они еще не действуют
    * Теги на действии используются для создания списков
    * Некоторые списки тикеров могут иметь свои собственные страницы, такие как «Ссуды»



    Backlinks: Plugins:Task List Usage